Was sich in einem kleinen Unternehmen automatisieren lässt

Automatisierung hat in kleinen Unternehmen einen schlechten Ruf, weil sie nach Konzernprojekten für hunderttausende Euro klingt. Tatsächlich stecken die größten Zeitfresser im Alltäglichen: dasselbe von einer Stelle zur anderen kopieren, immer wieder dieselbe Nachricht verschicken, Dokumente von Hand ausfüllen.

In diesem Text geht es darum, was davon wirklich einer Maschine gehört — und, genauso wichtig, was nicht.

Woran man einen guten Kandidaten erkennt

Eine Aufgabe lohnt sich zu automatisieren, wenn drei Bedingungen gleichzeitig zutreffen:

1. Sie kommt regelmäßig vor. Einmal im Jahr lohnt nicht. Täglich sehr wohl.
2. Sie läuft immer gleich ab. Wenn jeder Fall eine eigene Entscheidung verlangt, ist das keine Aufgabe zum Automatisieren, sondern eine zum Vereinfachen.
3. Ein Fehler fällt auf. Ein automatischer Ablauf macht gelegentlich etwas Unsinniges. Sie müssen es bemerken, bevor die Kundschaft es tut.

Fehlt eine dieser Bedingungen, ist es meist günstiger, die Aufgabe bei einem Menschen zu lassen.

Fünf Dinge, die sich am schnellsten rechnen

Daten zwischen Programmen kopieren. Eine Bestellung kommt per E-Mail, wird in eine Tabelle übertragen und dann noch einmal in das Rechnungsprogramm. Dreimal dasselbe, drei Gelegenheiten für Fehler. Der Lehrbuchfall, der sich binnen Wochen auszahlt.

Immer dieselben Nachrichten an Kundschaft. Auftrag bestätigen, an den Termin erinnern, danach um eine Bewertung bitten. Jedes Mal neu geschrieben, obwohl sich nur Name und Datum ändern.

Dokumente. Rechnungen, Übergabeprotokolle, Verträge. Wenn sie aus Daten entstehen, die ohnehin schon irgendwo liegen, ist das Ausfüllen von Hand doppelte Arbeit.

Auswertungen. Wie viel wurde diesen Monat gemacht, was ist offen, welche Aufträge laufen noch. Wer sich einmal im Monat hinsetzt und das aus Zetteln zusammenrechnet, erledigt genau die Arbeit, die ein Computer ohne Ermüdung macht.

Produkttexte und Produktfotos. Hier verdient sich KI ihren Platz. Wer Dutzende verschiedener Artikel verkauft, verliert beim Schreiben jeder einzelnen Beschreibung das Tempo. Dasselbe gilt für Produktfotos — gezeigt habe ich das mit Fotarobota, wo aus einem Handyfoto eine Studioaufnahme wird, ganz ohne Shooting.

Was besser nicht automatisiert wird

Gespräche, in denen es um Geld geht. Ein ungewöhnlicher Auftrag, eine Reklamation, eine Verhandlung. Kundschaft merkt eine automatische Antwort und wendet sich ab — genau in dem Moment, in dem Sie es am wenigsten gebrauchen können.

Seltenes. Eine vierteljährliche Aufgabe zu automatisieren kostet mehr, als sie spart, und zwischen zwei Einsätzen geht die Automatik ohnehin kaputt.

Einen Ablauf, den Sie selbst nicht durchschauen. Wer die Schritte nicht auf Papier bringt, bekommt sie auch von einem System nicht erraten. Erst aufräumen, dann automatisieren — sonst gießen Sie das Durcheinander in Beton.

Den letzten Kontakt vor der Kaufentscheidung. Wo zwischen Ihnen und dem Wettbewerb entschieden wird, schlägt ein Mensch die Maschine.

Wie lange es dauert und wo man anfängt

Nicht beim größten Problem. Beim am häufigsten wiederkehrenden.

Nehmen Sie eine einzige Aufgabe, die täglich anfällt und jedes Mal gleich aussieht. Meist lässt sie sich in wenigen Tagen übergeben, und der Unterschied ist sofort spürbar. Erst wenn dieses eine Stück läuft, lohnt der Gedanke an das nächste.

Die umgekehrte Reihenfolge — ein Projekt nach dem Motto „wir automatisieren die ganze Firma" — endet meist damit, dass nach drei Monaten nichts funktioniert und alle entmutigt sind.

Woher ich weiß, dass das funktioniert

Ich habe ein System gebaut, das Ware vom Lieferschein bis zum fertigen Inserat führt: mit Preisfindung, Verkaufstexten und Katalogisierung. Was früher ganze Abende gekostet hat, läuft jetzt im Hintergrund. Ausführlich beschrieben habe ich das in der Charon-Case-Study, samt der Stellen, die schwieriger waren als erwartet.

Dieselbe Denkweise lässt sich auf ein kleines Unternehmen in jeder Branche übertragen. Es geht nicht darum, den Menschen zu ersetzen — es geht darum, das Abtippen zu beenden.

Wenn Sie das im eigenen Betrieb testen möchten

Das einfachste Experiment: Notieren Sie eine Woche lang alles, was Sie am Computer mehr als einmal täglich tun. Die Liste, die dabei herauskommt, ist ein besserer Ausgangspunkt als jeder Ratgeber.

Danach können Sie es gern im Projektassistenten beschreiben. Ein paar einfache Fragen, kein Fachjargon — ich sage ehrlich, was sich abnehmen lässt und was sich nicht lohnt. Sollte sich herausstellen, dass das eigentliche Problem die Website selbst ist und nicht die Abläufe, sage ich das ebenfalls.